8 funciones del ejecutivo para administrar el tiempo exitosamente

 

1.                  Definir metas y objetivos: debe conocer las metas y objetivos generales de su empresa, desarrollar las de su propia área de responsabilidad y comunicarlas adecuada y permanentemente a los miembros de su equipo de trabajo. Debe apoyar a cada uno de sus subordinados para que establezcan sus propias metas y las enlacen a las metas del área de la empresa.

2.                  Planificar las actividades, y proyectos que se realizan en su área. Un minuto de planificación vale por una hora de ejecución.  Al planificar vemos a futuro las necesidades, los recursos y los problemas que se pueden presentar en la ejecución y tomar medidas de suministro, prevención o corrección que evitarán contrariedades.

3.                  Organizar el trabajo, el ejecutivo no hace el trabajo. Su función es propiciar la coordinación entre los seguidores y las diferentes áreas. Debe haber una permanente comunicación.

4.                  Establecer Sistemas y Procedimientos, El ejecutivo de un área es quien tiene que mantener los sistemas y procedimientos al día, debe verificar que su flujo sea ágil y evite perjuicios causados por pérdidas de tiempo.

5.                  Controlar la ejecución de actividades, para garantizar el cumplimiento de los planes y programas, debe contar con un sistema de información y retroalimentación que permita verificar permanentemente los avances y el destino que toman los trabajos que se han iniciado. Los indicadores controlados permiten tomar medidas correctivas oportunas antes de que las cosas se conviertan en crisis.

6.                  Buscar Oportunidades, si la persona realiza adecuadamente las funciones contará con tiempo suficiente para realizar más oficios. Buscar permanentemente nuevas áreas de oportunidad que signifiquen nuevos retos y metas para él y para su equipo de trabajo. Dejar de lado la rutina y aplicar la creatividad para solucionar problemas, desarrollar nuevos productos, buscar nuevas formas de organización más eficientes.

7.                  Desarrollar a los seguidores, a una persona para que sea el brazo derecho, su seguidor, es fundamente para el éxito y para contar con tiempo para dedicarse a otras labores que significan nuevos retos y metas para él y para su equipo de trabajo. Dejar de lado la rutina y aplicar la creatividad para solucionar problemas, desarrollar nuevos productos, buscar nuevas formas de organización más eficiente.

8.                  Desarrollar una comunicación interna y externa, ¿Cuántas veces una instrucción mal dada o comprendida le ha ocasionado pérdidas de tiempo? El líder debe vigilar que las comunicaciones entre los miembros de su equipo y con otras áreas sea fluida y no obstaculice los trabajos y las decisiones provocando barreras y   pérdidas de tiempo.

 
El entorno y la pérdida de tiempo

El entorno es un factor de pérdida de tiempo y lo ve reflejado en varios aspectos de su vida, y aunque no lo crea en definitiva las cosas que le rodean provocan un efecto en su bienestar, de tal manera que saber modificar un contexto nocivo es una buena opción para gestionar el tiempo.

El entorno es una palanca en la que puede trabajar para conseguir más resultados con menos esfuerzo. El contexto en los que se mueve puede ser un aliado o un gran enemigo. En este post va a conocer circunstancias que afectan su tiempo, trabajo y eficiencia. 

1. Aspectos materiales. Los lugares donde se vive y se trabaja, el barrio y el vecindario, la tecnología, el automóvil.
2. Aspectos personales. La familia, la pareja, los amigos, los compañeros de trabajo, los conocidos, el contacto en las redes sociales, los horarios y los hábitos.
3. Aspectos mentales. Las creencias, los paradigmas, la formación e información, la religión o los condicionamientos.

Todos estos aspectos pueden jugar a favor o en contra, puede ser un motor que impulse su vida o un ancla que la hunda. El entorno colabora o rivaliza. Inspira o deprime. Nutre o envenena. Por supuesto también existen entornos neutros. No es posible prescindir del entorno, pero sí elige cuidadosamente muy seguramente podrá hacer y disfrutar más cosas.

Los entornos materiales y personales son visibles y evidentes, aunque tal vez no sus efectos. Otros son más sutiles, pero influyentes.

Todo influye en todo y nadie puede aislarse del entorno inmediato sin recibir de él su influencia. Delegar en el entorno significa no tratar de hacerlo todo por uno mismo, sino aprovechar las influencias positivas externas para reforzarse. Enumeremos algunos de ellos:

• Una empresa eficiente requiere de parámetros que provean un entorno físico o “Floor Plan”, el cual minimice las pérdidas de tiempo. Y en esto aporta la ubicación física de las oficinas, salones de conferencia, áreas de producción, puntos de venta, que deben de ser planificados para que el tráfico sea el más reducido posible, ahorrando tiempo y esfuerzo que se traduce en eficiencia.

Cada área debe estar diseñada para agilizar los procesos. Técnicas como el Feng Sui, el equilibrio en la ambientación, la distribución espacial de los equipos y utensilios, la distribución de los equipos o instrumentos de trabajo requieren la implementación de un rígido control en lo que se refiere a la accesibilidad.

• La “mala ambientación” conlleva a grandes pérdidas de tiempo por frustración o baja estima por parte de los seguidores.

Para desarrollar una gestión sin fatiga el entorno que lo rodea debe ser agradable. Eso requiere que se tome en consideración los niveles de ruido, el aspecto físico del área de trabajo y el “diseño” ya sea de la planta productora como de las oficinas secretariales. Los colores, plantas, música, pintura, luminosidad maximizan la eficiencia, disminuyen la fatiga, y, por causa y efecto, ahorran gran cantidad de tiempo.

• El rendimiento físico y de toma de decisiones acertadas de los ejecutivos y de todos los colaboradores, está directamente ligado al entorno en el cual se desenvuelven. Es perfectamente posible el “sobrecargar” la gestión de un ejecutivo o colaboradores si estos están a gusto con el entorno que los rodea.

Siempre se escucha decir "la culpa es de los otros si no fueran tan desorganizados". Pero en realidad las causas externas son consecuencia de las causas internas.

De igual manera el lugar donde una persona vive ejerce una influencia enorme en ella: le da energía o se la quita. Seguramente un pequeño apartamento ordenado, decorado de manera minimalista y con luz abundante es suficiente para nutrir a quien vive en él. No es un tema de dinero, de propiedad o de lujos. Es cuestión de que cualquier cosa que entre en casa sea muy apreciada y esté en coherencia con el resto de los objetos y con la persona que habita la vivienda.

Tener menos cosas significa contar con más espacio y más claridad mental. La luz y el orden ejercen una influencia en la mente. Deshacerse de objetos que no se usan es una prioridad, y cambiar de vez en cuando la disposición de los muebles en casa es motivador, le permite trabajar más eficientemente.

Y como no hablar del lugar donde se trabaja y en el que se pasan tantas horas al día también es importante. Influye en el rendimiento del trabajo y en la felicidad de las personas. Muchas veces uno carece de la capacidad de cambiarlo, pues las oficinas o instalaciones son las que son. Pero puede influir en mejorarlas de alguna manera; y si no es así, siempre está en sus manos dejar un trabajo cuyo entorno es insalubre, nocivo, molesto, desagradable, tóxico, incómodo o desmotivador.

La influencia de las personas en el trabajo es invisible y silenciosa, se acumula con el tiempo, pero sus efectos acaban siendo muy visibles a largo tiempo. El gran peligro de estar alrededor de gente no productiva es que empiece a volverse como ellos sin siquiera darte cuenta, perder y perder tiempo

Lo que esperan las empresas de sus colaboradores ✅

 

 Los 4 aspectos a tener en cuenta en una entrevista virtual de trabajo

Protocolo en internet - Netiqueta

 Protocolo de Internet - Netiqueta

En Internet convivimos muchas personas, especialmente en estos momentos que nos encontramos confinados en nuestros hogares, trabajando y estudiando por internet. Por lo anterior es muy importante recordar algunas normas muy importantes de nuestro comportamiento en el internet. Pues, debemos saber que los computadores y dispositivos móviles son máquinas que nos facilitan las comunicaciones entre unos y otros, pero somos personas los que estamos ahí, disfrutando del servicio. El principal objetivo de que estemos usando dicho servicio es la satisfacción de divertirnos y disfrutar un servicio de calidad, con los menores problemas posibles. De tal manera que comparto algunas normas que son importante recordar

Paso a paso para que su empresa aparezca en los buscadores de Google y Google Maps

Quiere aparecer en el buscador de Google y Google Maps cuando sus clientes le busquen.

En este blog aprenderá desde cero a hacer que su negocio tenga presencia online y que esté visible en el buscador de Google y en Google Maps cuando los clientes le busquen. En sencillos pasos aprenderás a crear y verificar un perfil de empresa de su negocio en Google My Business.

Hoy en día el 75% de las personas utilizan un motor de búsqueda para encontrar negocios como el suyo.

Voy a compartir el proceso en el blog y en video al final de este post, lo primero que debe tener, es una cuenta de correo electrónico de Gmail. Ingrese en la página web de Google my Business a la que puede acceder desde su navegador, con su usuario y clave de Gmail. Haga click en el botón “Gestionar ahora”. Primero busque si su empresa ya está dentro de la base de datos. En caso afirmativo, reclame la propiedad de esta. Para ello: Certifique que es el administrador del negocio, seleccione un método de verificación. En este caso aparece el número de teléfono, pero también puede seleccionar otra forma de verificación, como la carta postal.

Si su empresa no aparece al buscarla, selecciona la opción “Añadir empresa a Google”. Incluya el nombre y la categoría. Marque si tiene establecimiento físico y complete la dirección. Si no tiene, indíquelo igualmente. Si tiene varias ubicaciones de un mismo negocio, solo incluya la ubicación “principal”. Una vez tengas creada la ficha, podrá añadir las demás. Es importante que solo cree una ficha con varias ubicaciones y no distintas fichas para cada uno de los establecimientos. Así se verá su negocio dentro de Google Maps una vez haya verificado su ficha.

Si presta servicios en otras zonas más allá de su establecimiento físico, indíquelo, y añada todas aquellas zonas donde ofrece sus servicios para llegar así a más clientes. Después incluya el teléfono y la dirección web.

Complete la ficha como se ve en el video adjunto y proceda a la verificación. Este paso ayuda a garantizar que la información que introdujo es veraz. Además, las empresas que tienen su información actualizada y la ficha verificada tienen el doble de posibilidades de ser descubiertas por nuevas personas.

Elija un método de verificación. El más habitual es el de la tarjeta por correo postal. Le enviarán una carta a la dirección de su empresa con un Pin digital. Una vez lo introduzca, su ficha queda verificada automáticamente. Una vez su ficha está creada, puede actualizarla desde su computador o desde su aplicación de móvil de Google My Business.

Recuerde, que para que su negocio aparezca en el buscador de Google y en Google Maps debe:

-          Entrar en la web de Google My Business, buscar su empresa y reclamar la propiedad de esta si ya está en la base de datos.

-          Si no aparece al buscarla, “Añada su empresa”

-          Incluir el nombre y la categoría

-          Incluir la dirección física y las zonas donde prestas servicio

-          Incluir teléfono y página web si la tiene

-          Y por último verificar su empresa

Aquellos negocios que tienen su información completa en Google reciben siete veces más clics cuando los clientes le buscan a través de Google o en Google Maps.

 

Etiqueta y Protocolo de la Videoconferencia ✅

Etiqueta y Protocolo de la Videoconferencia ✅

BY:FIDEE #Videollamada #Meet #Zoom #Slype

El uso de la videoconferencia ha tomado cada vez más auge con el confinamiento a causa de Covid 19, tanto en el mundo de los negocios, como en el ámbito personal y familiar. A la hora de utilizar cualquiera de las herramientas que se ofrecen hoy en día para las videoconferencias como son: Meet, el Zoom, el Skype, Teams o cualquier otra, hay que fijarse en algunos aspectos importantes para que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se descuidan detalles importantes, que hacen que el propósito no cumpla los objetivos marcados.

Una Videollamada no deja de ser una comunicación en tiempo real, por tanto, no hay que darle menos importancia, ni tampoco más, si no la misma que a cualquier otro momento de encuentro presencial.

Las videollamadas venían adquiriendo una relativa importancia en las reuniones con participantes en diferentes regiones del mundo, haciéndose cada vez más habituales evitando desplazamientos largos y costosos, pérdidas de tiempo, y con el paso del tiempo, su eficacia ha ido aumentando hasta considerarse muy similar a las reuniones presenciales. Pero con las medidas tomadas mundialmente por el confinamiento, se han impuesto en el mundo de la educación, laboral y familiar.

De esta manera, por ser una reunión virtual, no deben perderse ciertas formas y reglas de cortesía a tener en cuenta en cualquier otro tipo de reunión presencial. Veamos algunas de las más importantes.

1. Elegir un sitio adecuado para que cada participante pueda ser visto y escuchado de forma correcta. Hay que escoger un lugar bien iluminado y sin ruidos e idealmente con fondo blanco.
2. Informe a su familia que va a estar en una videollamada para que no tenga contratiempos de alguna persona pasando por la cámara de forma inadecuada.
3. No convoque un grupo de personas al azar sin un propósito.
4. El nombre de la cuenta con la que ingrese el participante debe ser su nombre completo y apellido, para que la persona que este al otro lado de la pantalla pueda dirigirse adecuadamente a cada una de las personas. En caso de no conocerla y si se identifica como “Monita” es muy mal visto llamarla con esa identificación.
5. Si se trata de una reunión de trabajo y los participantes no se conocen, se deben presentar al principio de esta. Al igual que se hace en una reunión presencial.
6. Si la videollamada es empresarial, utilícelo única y exclusivamente para la información objeto de la reunión.
7. Si se trata de una reunión laboral, es conveniente elegir un coordinador o moderador de la reunión que pueda ir estableciendo los turnos de intervención y dando paso a cada uno de los participantes. Si habla todo el mundo a la vez no se entenderá nada.
8. Es bueno comprobar antes de comenzar la reunión que todas las cámaras están abiertas y que todos los equipos funcionan perfectamente, posteriormente cerrar los micrófonos y dejar abierta la cámara, posteriormente se abrirá el micrófono de la persona que va a iniciar la reunión.
9. El coordinador debe dejar clara las reglas de juego antes de iniciar la reunión, todas las personas deben tener micrófonos apagados, y dejar encendido solo el de la persona que está interviniendo. Deben solicitar el turno de participación a través del chat, o tener un orden del día y respetarlo.
10. Cuando le toque el momento de intervenir, hable claro, articule y que el tono se escuche con facilidad, es muy molesto cuando la persona habla en baja voz, que no se escuchan y además no se entiende.
11. El vestido debe ser el mismo que utiliza habitualmente en su trabajo, o el aula de clase, no hace falta más etiqueta, pero tampoco presentarse con la ropa de "estar en la casa" es decir debe utilizar vestuario adecuado a la ocasión.
12. Lo más importante, no se ponga una camiseta esqueleto, vestido de baño, usted a través de este medio está mostrando una imagen profesional, la vestimenta intima déjela para otro momento y otro escenario.
13. Si hay documentación de interés debe ser enviada antes de comenzar la reunión para que todos los participantes la tengan en su poder. También, se puede enviar durante la reunión.
14. Al terminar, las conclusiones y otra información de interés deben ser enviada a cada uno de los participantes en la reunión.
15. Si tiene que ausentarse por algún motivo, no corte la comunicación de forma brusca, discúlpese como lo haría en cualquier otra reunión presencial antes de cortar la conexión.
16. No permita, salvo que sea necesario o haya una razón importante, que se incorpore gente nueva a la reunión una vez que ha comenzado. También, hay que evitar, en la medida de lo posible, las interrupciones.
17. Si necesita resolver algún asunto personal o contestar una llamada importante, realice el corte momentáneo de su comunicación, al menos del audio, y este pendiente que así quedo, para que los participantes no escuchen su conversación.
18. Tenga cuidado con las ventanas que tiene abiertas en el computador a la hora de compartir pantalla, porque puede mostrar algo que no es pertinente con la reunión en la que está
19. Procure no salirse del encuadre de su cámara, para que todos los participantes estén visibles durante toda la reunión. Los gestos son tan importantes o más que las palabras.
20. Al terminar la reunión debe despedirse tal y como lo harían en cualquier otra reunión, dando las gracias por la participación.

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