martes, 21 de noviembre de 2017

Buenas prácticas para realizar reuniones efectivas




En todo tipo de negocios, sectores productivos, gobierno, las reuniones constituyen el vínculo de intercomunicación más utilizado, mal usado en muchos casos y de gran abuso en otros casos.

Las reuniones no deben convertirse en encuentros de grupos en lucha que produce desgaste entre sus integrantes, quebrantadores de relaciones o simples consumidores de tiempo, recursos y energía, sino que deben de ser encuentros en donde, además de darle solución a los principales problemas que aquejan a la empresa, sirvan para coordinar planes y proyectos, exista integración grupal e individual que conformen un genuino equipo de trabajo.

Las reuniones son actividades de gran importancia desarrolladas por grupos y equipos para resolver problemas y tomar decisiones para alcanzar en forma efectiva las metas de la organización. En una gran mayoría de casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que permita obtener lo mejor de ellas. Por esta razón se miran como una pérdida de tiempo y por consiguiente costosas para la empresa.

Las reuniones son de gran importancia para todas las organizaciones, en particular para aquellas que utilizan quipos de trabajo para realizar actividades diversas. Una gran parte de la eficacia y productividad del equipo de trabajo se obtiene a partir de la efectividad con que se desarrollan estas reuniones.

Las reuniones han mantenido una baja reputación y son materia de muchos chistes y dichos. A pesar de que algunos gerentes las ven como improductivas y como una pérdida de tiempo y por lo tanto costosas, también entienden que sus organizaciones no pueden funcionar sin este mecanismo de comunicación. Entre otros defectos, las reuniones pueden estar desenfocadas, pueden tomar mucho tiempo y algunas veces pueden considerarse innecesarias. Todas estas dificultades, sin embargo, no implican que no posean un valor inherente, pero sí que a menudo ellas no se planean o se planean pobremente.

Los expertos estiman que los ejecutivos de nivel medio gastan alrededor del 30 por ciento de su tiempo en reuniones y conferencias. Por cada diez gerentes con ingresos anuales promedio de $200.000.000, quienes empleen un tercio de su tiempo en reuniones, esta situación se traduce en unos costos salariales de 550 millones de pesos al año en sólo salarios. Aquí no estamos considerando las pérdidas por el potencial no productivo si estas reuniones no pueden producir los resultados deseados.

Si usted desea alcanzar lo más que pueda de una reunión, debe estar en capacidad de entender muy bien lo que ellas significan.


Las reuniones ayudan a los grupos y a los equipos a determinar un curso de acción.

Pueden llegar a convertirse en el vehículo más eficiente y efectivo de la comunicación y planeación gerencial, pero únicamente si quienes las organizan y dirigen las planean cuidadosamente, consideran todos los detalles antes, durante y después del evento. La solución a la inefectividad no es reducir su número sino hacerlas más efectivas.

Las reuniones también reflejan las características de las personas que las conducen y las organizaciones que ellas representan. Cuando usted esté realizando una reunión, tenga presente que debe dejar una impresión duradera en su audiencia y seguir las reglas del uso del buen lenguaje. Es importante, por ejemplo, conocer a los asistentes para lograr que su presentación esté al nivel del grupo. Similarmente, su comunicación no verbal, voz, postura y entusiasmo, debe ser segura, abierta e interesada. Si sigue estas directrices y utiliza la información que se presenta aquí, probablemente podrá liderar reuniones efectivas.

No caída en uno de los aspectos que más afectan a las empresas hoy en día, y es la “reunionitis aguda” que implica asistir a reuniones tediosas, ineficientes e innecesarias, si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aún mayores.

La decisión de llevar adelante una reunión debe fundamentarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

Otro aspecto relacionado con este importante tema es que generalmente se asume que el fracaso de las reuniones obedece a problemas de relaciones interpersonales de sus participantes. Sin embargo, un reciente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso solo el 3% de ellos tenían su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referían a la falta de preparación y planificación de las mismas.

Por tanto, este libro va dirigido a todas las personas que trabajan en organizaciones, en las cuales se presenten los aspectos relacionados anteriormente y que consideren que es posible realizar reuniones efectivas, haciendo ajustes a la forma y al contenido de las mismas.

Situación hipotética…………………..

Si un ocupadísimo marciano le fuera posible echar una nueva mirada a la gente de la Tierra, probablemente le impresionaría el tiempo que la gente ocupa en hacer cosas en grupo. Notaría que las personas, en su mayoría, se reúnen en grupos relativamente pequeños (...). Observaría que la educación y la socialización de los niños tienden a ocurrir en otros grupos, generalmente mayores, en iglesias, escuelas u otras instituciones sociales, en íntima interdependencia, dentro de asociaciones relativas durables, le intrigaría saber por qué tanta gente pasa tanto tiempo en pequeños grupos que hablan, planifican y están en conferencia.

Como contraparte de nuestro hipotético marciano, nos encontraríamos nosotros, con las interrogantes siguientes:







En realidad, esto es algo que le sucede a muchas personas, a muchos ejecutivos, más de lo que imaginamos...

En este curso se presenta un conjunto sistemático de actividades para mejorar el desempeño de las reuniones. La utilización de este proceso es un requisito exigible si la compañía desea obtener los mejores resultados de ellas, se presentan una serie de problemas que ocurren en las reuniones tanto con los grupos de personas como con los individuos y se incluye la forma de resolverlos. Los sistemas de teleconferencia y de tecnologías web se discuten como ayuda para conducir reuniones que de otra manera no se podrían realizar debido a la movilidad de algunos participantes importantes y se aborda de una manera práctica y sencilla, cómo planificar, ejecutar y supervisar una reunión, sin importar la organización en donde se deba llevar a cabo o el motivo de la misma, el fin último es que usted tenga una reunión que sea exitosa.



sábado, 18 de noviembre de 2017

¿Por qué no me alcanza el tiempo?





Si piensa que la vida no le da para todo lo que tiene que hacer, es hora de repensar su relación con el tiempo y lo mejor gestionarlo.
Lo primero que se tiene que preguntarse es
¿Mis acciones están alineadas con lo que realmente me importa? Esto le dará sentido de logro y satisfacción.
Identifique el 20% de acciones que tiene que hacer en el día que causan el 80% de impacto en sus resultados y enfóquese en terminarlas muy bien.
Yo le pregunto ¿Usted deja las llaves de su carro o apartamento a cualquier persona? Verdad que no. Entonces porque entrega su tiempo a personas o a las actividades improductivas que disponen de su tiempo con naturalidad y desparpajo.
No se deje “robar su tiempo” la clave está en Aprender a decir ‘no’
En muchas oportunidades tiene la agenda llena por aceptar todo.
Cuando dice “no” a algo, en realidad le agrega valor a lo que hace, porque está diciendo “sí” a algo que tiene mayor relevancia, que puede ser su trabajo, familia o vida espiritual.
 “Un ‘sí’ puede ser un camino fácil para evitar conflictos. Un ‘no’ oportuno y justo es en ocasiones la forma independiente de sentar las bases de una relación madura.
El ‘no’, lejos de aislarlo y empobrecerlo, completa y complementa los ‘síes’ de su vida, prestigiando su calidad y valor”.
¡Comience a cambiar hoy, ahora! Mañana es el tiempo de los que no tienen tiempo, y la vida tiene mucho más que ver con el presente. “si el tiempo fuera solamente oro podría perderlo, pero el tiempo es vida y no sabe cuánto le queda”.




domingo, 12 de noviembre de 2017

Como hacer uso del tiempo y no morir en el intento



Como hacer uso del tiempo y no morir en el intento


Cuando uno desperdicia el tiempo derrocha el dinero, entonces no malgastes su tiempo.

En el “Banco del Tiempo” le abonan a su cuenta cada día 86.400 segundos para su consumo, pero el saldo que no utiliza durante el día, al concluir este le es borrado quedando en cero su cuenta a las 24 horas. A la hora cero nuevamente le abona los 86.400 segundos en unidades de tiempo.

Si no usa el saldo a lo largo del día, usted lo desaprovecha, no tiene forma de recupéralo. No le dan crédito a cuenta del ingreso de día siguiente: debe vivir con el saldo de hoy.

Por consiguiente, debe invertir SU TIEMPO de tal manera que consigne lo mejor en salud, amor, familia, amistad, recreación, descanso, trabajo, reconocimiento, felicidad y éxito. El reloj no se detiene en el camino, administre bien su tiempo para no morir en el intento.

Si lo que abona el Banco del Tiempo fuera dinero ¿Qué haría usted? Infiero que retiraría la cantidad que no ha gastado, para evitar que el Banco del Tiempo se apropie nuevamente del dinero. Pero en este Banco no lo puede hacer, dele importancia al tiempo, otorgándole el valor que se merece, para que comprenda el valor real que tiene.

Los directivos en las empresas se ven agobiados por “no tener tiempo” pero resulta interesante observar que generalmente las personas muy ocupadas son las que siempre tienen tiempo para nuevas actividades, mientras que otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden adecuarse al tiempo disponible. Las personas muy ocupadas pueden hacer muchas cosas porque saben administrar su tiempo, mientras que otras carecen de ideas sobre ese tema.

Los directivos que saben usar su tiempo apropiadamente son quienes obtienen mayores resultados. No caen en el engaño de creer que por estar muy activos son muy productivos. No confunden actividad con resultados. Se puede trabajar intensamente en la dirección equivocada, y la consecuencia de ello serán pobres resultados.

Lo cierto es que en todas las épocas y en todos los lugares los hombres han dispuesto de 24 horas por día. Cómo utilicen esas 24 horas determinará el éxito o el fracaso en el logro de los objetivos.

No se trata de trabajar más sino de trabajar más inteligentemente. Las correctas decisiones sobre lo que debe hacerse evitan la pérdida de valiosos recursos. Por eso le recomiendo:


              Desarrolle el hábito de terminar lo que comienza. No brinque de una cosa a otra, dejando una estela de cosas semiterminadas.

              Cancele la indecisión. Aprenda a lograr ahora, no lo deje para mañana.

              Haga de la mejor Administración del tiempo un hábito cotidiano. Fije sus objetivos, aclare prioridades, planee y programe su tiempo. Haga primero sus cosas prioritarias. Resista su impulso a hacer cosas no programadas. Racionalice sus actividades.

              Nunca gaste tiempo en cosas sin importancia, cuando usted tenga en frente otra de mayor valor.

              Tome tiempo para usted. Tiempo para dormir, para relajarse, para vivir.

              Desarrolle una filosofía personal del tiempo. Qué significa el tiempo para usted y cómo relaciona éste con su vida.


En ocasiones los períodos de tiempo parecen pasar a toda velocidad sin avisar, proporcionándoles una cantidad de horas muy inferior a la real.

Recuerde que “Administrar” es hacer a través de otros. Un ejecutivo que no cumple con sus funciones tiene grandes problemas con el cumplimiento de sus metas, responsabilidades y con la Administración de su tiempo.

Para trascender en el horizonte del tiempo se debe extender en el futuro, significa la instalación de una nueva conciencia socialmente despierta al futuro.  Toda sociedad se enfrenta con una sucesión de futuros probables, con una serie de futuros posibles y con un conflicto sobre los futuros preferibles.

Para que un ejecutivo pueda administrar su área y aprovechar su tiempo productivamente, debe cumplir con unas funciones.

Se debe reducir aun mínimo, consolidar, delegar o eliminar en lo posible, las tareas rutinarias que tengan poco valor para los objetivos en general. Y lo más importante aprenda a Gestionar su tiempo.


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